Крылов ИванЛичные проекты
Документооборот закупок

От фото сметы до готового коммерческого предложения

В проде
РазработкаМай — июнь 2025

Три этапа в течение двух месяцев

Экономия времени на заказ
До 1часа

Оценка автора. В среднем — 2–3 заказа за рабочий день.

≈ 10

сотрудников пользуются
каждый рабочий день

С 2025

работает
по сей день

Как оценивается экономия

До часа на заказ

При двух заказах верхняя оценка — 2 часа в день, при трёх — 3 часа для всей команды. Это оценка автора, а не измеренное среднее.

Эффект рос поэтапно

Полный продукт завершён к концу июня 2025 года. Число обработанных заказов за весь период неизвестно, поэтому накопленный результат пока не рассчитан.

Источник: интервью с автором, сентябрь 2026. Период разработки указан ориентировочно.

Боль

Ручной перенос на каждом шаге

Сметы, позиции и цены поставщиков приходилось переносить вручную. Информация терялась, а ошибки в названиях, артикулов и цифрах требовали повторной проверки.

Решение

Автоматизация в привычной среде

Я самостоятельно разработал три последовательных проекта и объединил их в один продукт. Встроил распознавание смет, работу с поставщиками и подготовку КП в существующий процесс через Telegram и Google Таблицы.

Выгода

До часа на каждом заказе

Информация сохраняется в едином процессе, ручного ввода и риска ошибок стало меньше. Около десяти сотрудников используют систему каждый рабочий день; она продолжает работать.

Telegram + Google Таблицы

Один заказ — весь путь

Схема работы продукта. Все позиции, артикулы и цены в примере вымышлены.

  1. Фото сметы в Telegram

    Сотрудник отправляет фотографию клиентской сметы в привычном чате.

    Примерсмета на 20 единиц крепежа

    • Приём без смены рабочего инструмента

      Работа стартует из Telegram, без отдельного входа в демо-систему.

    • Быстрый запуск обработки

      Фото сразу попадает в очередь на разбор по шаблону заказа.

    • Пороговая валидация

      Система фиксирует, если фото низкого качества и требует донаведения.

  2. Позиции в Google Таблицах

    Нейросеть распознаёт названия, количество и артикулы, затем переносит позиции в таблицу.

    ПримерКрепёж · артикул DEMO-01 · 20 шт

    • Распознавание артикула

      На основе распознанных строк формируется перечень позиций в структуре таблицы.

    • Контроль количества и номенклатуры

      Алгоритм проверяет единицы измерения и сопоставляет их с привычным форматом прайса.

    • Единая рабочая база

      Все заказы собираются в одной таблице для последующей правки и аудита.

  3. Цены от поставщиков

    Позиции поступают поставщикам. Их предложения возвращаются в общий процесс.

    ПримерПоставщик А: 120 ₽/шт. · Поставщик Б: 135 ₽/шт

    • Мультиканальные отправки

      Один заказ рассылается поставщикам параллельно для повышения скорости.

    • Сверка сроков и условий

      По каждой позиции видно сроки поставки и условия поставки от разных источников.

    • Журнал откликов

      Система видит, кто ответил и какие позиции требуют повторного уточнения.

  4. Сравнение с базой

    Система сравнивает цены с внутренней базой и сообщает сотруднику, какие предложения выгодны, а какие требуют внимания.

    ПримерЦена в базе: 130 ₽/шт. Предложение А ниже на 10 ₽/шт

    • Сравнение по прайсу

      Подходит цена только при совпадении артикула и технико-коммерческих параметров.

    • Цветовые маркеры

      Выгодные и спорные позиции выделяются по отклонению от базы.

    • Прозрачный пересчёт

      Для менеджера виден эффект разницы в итоговой марже по позиции.

  5. Подтверждение сотрудника

    Человек проверяет предложения и разрешает сформировать коммерческое предложение.

    Пример«Цены подходят. Можно формировать КП»

    • Контроль специалиста

      Автоматизация не закрывает цикл без финального утверждения сотрудником.

    • Фиксация решения

      Результат подтверждения записывается в единый контур заказа.

    • Подготовка к финальному документу

      После подтверждения активируется формирование итогового КП и печати.

  6. Готовое КП в PDF

    После подтверждения система формирует коммерческое предложение, добавляет печать и выдаёт готовый PDF.

    ПримерКоммерческое предложение готово к передаче клиенту

    • Генерация документа

      Клиентский пакет собирается автоматически и остаётся в рабочей папке.

    • Единый шаблон

      Шапка и реквизиты применяются по внутреннему шаблону компании.

    • Передача менеджеру

      Итоговый файл сразу готов для отправки клиенту без ручного копирования.